L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI) recrute un(e) assistant(e) administratif(ve)

L’Institut national démocratique pour les affaires internationales (NDI ou l’Institut) est une organisation non gouvernementale, à but non lucratif et non partisane, qui œuvre pour le renforcement et le développement de la démocratie de par le monde. Faisant appel à un réseau mondial d’experts volontaires, le NDI octroi un appui technique aux partis politiques, élus et organisations de la société civile qui travaillent à l’établissement des valeurs et institutions démocratiques dans leur pays. Pour plus d’informations sur l’organisation, visiter notre site : www.ndi.org   Le NDI-Tunisie est à la recherche d’un/une assistant/e administratif/ve pour se joindre à son équipe. Il/elletravaillera sous la supervision du Chargé des Opérations et de l’Administration et appuiera tous les membres du personnel du NDI-Tunisie. Ce poste est basé à Tunis.

PRÉREQUIS DE BASE :

Les candidats doivent être de nationalité Tunisienne, être fonctionnels en français et en arabe (parlé, écrit, compréhension) ; la maîtrise de l’anglais serait un atout. Les candidats désireux de postuler doivent être diplômés d’un programme de l’enseignement supérieur d’une discipline pertinente –par exemple en informatique appliquée à la gestion ou en administration -, et doivent bénéficier d’au moins deux (2) années d’expérience professionnelle. Trois références professionnelles seront demandées.

DESCRIPTION SOMMAIRE DU POSTE ET DES RESPONSABILITÉS :

Sous la supervision du/de la chargé/e des Opérations et de l’Administration, l’assistant(e) sera chargé/e de :

• Assister dans la planification logistiqued’organisation d’événements et d’ateliers (réservation ou mise à disposition d’espaces, du matériel, etc.) en assurant la liaison avec le personnel des hôtels ou encore des contractants ;
• Prépare les documents nécessaires pour les approbations et les décaissements en vue des achats et de respect des politiques de l’organisation y étant lié (recherche des devis comparatifs, préparation de bons de commande, etc.)
• Gérer les courriers généraux du bureau (entrants, sortants) et les appels téléphoniques ;
• Réaliser le traitement administratif de dossiers (rédaction des courriers, saisir et mettre en forme de documents, classement et archivage, impressions, etc.) ;
• Aider à la circulation de l’information interne au sein de l’équipe du NDI ;
• Organiser et planifier des rendez-vous, tenir à jour le planning du/de la Directeur/trice ;
• Aide à la traduction ponctuelle de courts textes (français vers l’arabe et vice versa) ;
• Gérer et aménager les salles de conférence et de réunion en vue de sessions de travail et de rencontres ;
• Gérer et mettre régulièrement à jour la base de données des contacts, incluant les fournisseurs etpartenaires de l’organisation, ainsi que la base de donnée des publications du NDI ;
• Gérer l’entretien des outils informatiques et agir en tant que point focal pour les dépannages de base ;
• Installer/réinstaller des postes de travail, imprimantes réseaux et autres
• Fournir un soutien administratif aux visiteurs et aux invités ;
• Assumera d’autres fonctions comme requis par le/la superviseur/e.